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Online-Kongresse vorbereiten – in 6 Schritten zum Erfolg!

Online-Kongresse sind ein vielversprechendes Format für Coaches, Trainer, Berater und andere Online-Unternehmer. Bevor sich die ersten Erfolge einstellen, gibt es jedoch eine Menge zu tun und vorzubereiten. Damit du bei der Vorbereitung immer den Überblick behältst und am Ende einen erfolgreichen Online-Kongress veranstaltest, zeige ich dir in diesem Artikel, worauf du im Vorfeld achten solltest.

Wir gehen jetzt zusammen diese Schritte durch:

  • Schritt 1: Entwickle eine ehrliche und langfristige Vision 
  • Schritt 2: Finde dein Thema & entwickle einen Teilnehmer-Avatar
  • Schritt 3: Mit der richtigen Planung behältst du immer den Überblick
  • Schritt 4: Experten identifizieren und anschreiben
  • Schritt 5: Die Technik für deinen Online-Kongress
  • Schritt 6: Hol dir Unterstützung, wenn du sie brauchst
  • Bonus-Tipps

Am Ende wirst du wissen, wie du deinen Online-Kongress optimal vorbereiten und erfolgreich damit durchstarten kannst.

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Schritt 1: Entwickle eine ehrliche und langfristige Vision

Dein Online-Kongress ist mehr als nur eine Möglichkeit, schnell Geld zu verdienen. Er ist eine tolle Möglichkeit, dir einen Namen in der Branche machen, neue Kontakte zu knüpfen und deinen Teilnehmern echten Mehrwert zu liefern.

Wenn du mit dieser Einstellung an die Sache heran gehst, dann wirst du nicht nur kurz- sondern auch mittel- und langfristig davon profitieren.

Schritt 2: Finde dein Thema & entwickle einen Teilnehmer-Avatar

So findest du das richtige Thema für deinen Online-Kongress

Bei der Wahl deines Themas solltest du zwei Dingen folgen: Einmal deinem Herzen und dann deinem unternehmerischen Instinkt.

Unser Tipp: Am besten verbindest du beides miteinander und suchst deinen „Sweet-Spot„. Das ist der Bereich, für den du brennst, der zugleich von deiner Zielgruppe nachgefragt wird und in dem du ein echtes Problem lösen kannst.

Sei dir immer bewußt, wen du mit deinen Inhalten ansprichst 

Ein Teilnehmer-Avatar hilft dir dabei, deine Inhalte immer genau auf die Bedürfnisse deiner Zielgruppe abzustimmen. Das beinhaltet viele Elemente wie die Tonalität deiner Ansprache, die Gestaltung der Materialien und mehr. Lasse dir für diesen Schritt ausreichend Zeit, denn nur so kannst du sicher gehen, dass dein Online-Kongress auf offene Ohren stößt.

Um deinen Teilnehmer-Avatar zu erstellen, kannst du so viele und so detaillierte Infos über ihn in Erfahrung bringen, wie es geht. Dazu gehören Alter, Beruf, Hobbies, Familienstand, Werte, Wohnort etc. Mache dir genaue Notizen zu allen diesen Gebieten und denke dir eventuell sogar einen Namen für deinen Avatar aus, um eine noch persönlichere Beziehung zu ihm zu entwickeln. Nähere Infos zum Thema Kundenavatar erstellen findest du im verlinkten Beitrag von Jessica Ebert.

Wenn du deine Zielgruppe genauer eingegrenzt hast, dann bist du schon einen großen Schritt weiter! Denn jetzt fällt es dir viel leichter, genau die Inhalte zu erstellen, die deine Zielgruppe auch wirklich interessiert.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen, empfiehlt es sich, im Vorfeld des Kongresses eine oder mehrere Umfragen zu erstellen. Darin kannst du deine (potentiellen) Kurs-Teilnehmer fragen, wo genau der Schuh drückt, und welche Problemlösung am wichtigsten für sie wäre.

Umfragen lassen sich z.B. mit Facebook sehr einfach erstellen. Wenn du eine umfangreichere Anleitung fürs Erstellen von Umfragen haben möchtest, dann schau dir mal die Aufzeichnung eines Webinars zum Thema an.

Schritt 3: Mit der richtigen Planung behältst du immer den Überblick

Die Planung für deinen Online-Kongress startet bereits mehrere Wochen oder sogar Monate vor dem eigentlichen Beginn der Konferenz. Um immer den Überblick zu behalten und gesetzte Deadlines einzuhalten, empfiehlt es sich, einen detaillierten Plan zu erstellen.

Das kannst du ganz z.B. per Google Docs und Spreadsheets machen oder ein Tool wie Trello nutzen.

Hier siehst du einen Ausschnitt des Trello-Boards, das Swantje und Anneli für ihren Online-Kongress genutzt haben. Es lässt sich natürlich weiter vervollständigen und in weitere Phasen aufteilen.

Online-Kongresse vorbereiten

Mit Trello behältst du immer die Übersicht über die verschiedenen Projektphasen deines Online-Kongresses. Du kannst das komplexe Event in kleinere und überschaubare Teilschritte herunterbrechen und z.B. für alle Phasen Listen anlegen, wichtige Dokumente hinterlegen und mehr.

Weitere Tipps für die Planung deines Online-Kongresses mit Trello findest du beim Solopreneursmoshpit.

Ein weiteres hilfreiches Tool ist Evernote. Das bringt Struktur in deinen Ideenfluss. Außerdem kannst du Notizen erstellen und bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen.

Manchmal tut es auch ein einfaches White-Board: ToDos eintragen und anschließend wegwischen, was erledigt ist.

Wie auch immer du den Überblick behältst (bedenke, Online-Kongresse sind ein relativ komplexes Konstrukt und benötigen entsprechend viel Planung) – probier einfach eine der genannten Möglichkeiten aus. Gerne kannst du uns in den Kommentaren weitere Tools empfehlen, mit denen du bereits gute Erfahrungen gemacht hast.

Schritt 4: Experten identifizieren und anschreiben

So findest du die richtigen Experten

Achte bei der Wahl der Experten darauf, dass sie in der Lage sind, ein Thema aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und innovative Problemlösungen bereitzustellen. Dadurch bietest du deinen Teilnehmern den meisten Mehrwert und dein Online-Kongress wird spannender. Überlege je nach Thema auch, „Offline-Experten“ ins Boot zu holen. Oft sind es gerade diese, die die meiste Erfahrung haben und beträchtlichen Mehrwert zu deinem Online-Kongress beisteuern können.

Wenn es dir vor allem Auf Reichweite ankommt, dann kommen verschiedene Tools in Frage, um die richtigen Experten zu finden: Alexa hilft dir dabei, den Bekanntheitsgrad von Websites analysieren. Auch Buzzsumo oder Followerwonk eignen sich für die Recherche nach geeigneten Experten.

Oft reicht es jedoch aus, ein offenes Auge für  Experten in deinem Themengebiet zu haben. Wer veröffentlicht die informativsten Artikel und digitalen Produkte und Online-Kurse auf deinem Gebiet, wer wird zu Vorträgen eingeladen und wen siehst du öfters mal in Webinaren? All das sind Indikatoren, die dir die Auswahl erleichtern werden.

Lass dich aber nicht von diesen Richtwerten blenden. Vielleicht gibt es ja einen Experten, der weniger sichtbar ist, aber dennoch über großes Wissen und eine einzigartige Perspektive auf das Thema verfügt. Grabe am besten etwas tiefer und lass dich nicht (nur) von großen Followerzahlen und Co. blenden. Dadurch verhinderst du zudem, dass die immergleichen Experten auch in deinem Online-Kongress auftreten.

Online-Kongresse vorbereiten

Hier siehst du die Experten des Online-Kongresses von Swantje Gebauer und Anneli Eick.

 

So schreibst du die Experten an

Wichtig ist, dass du früh genug damit beginnst, die Experten anzuschreiben. Je nachdem, wie umfangreich dein Kongress ist, solltest du damit schon mehrere Wochen vor Beginn loslegen.

In deiner E-Mail solltest du schnell auf den Punkt kommen. Sechs Sätze reichen dafür meistens aus. Beschreibe am besten eingangs kurz dein Anliegen und den Grund deiner E-Mail. Achte hierbei darauf, dass die Mail nicht zu sehr nach einer Serien-Mail aussieht, die du wahllos aussendest. Um dem entgegenzuwirken kannst du einen Satz einbringen, in dem du begründest, warum du den jeweiligen Kandidaten unbedingt für deinen Kongress gewinnen möchtest. Anschließend solltest du den Benefit für den Experten darstellen. Hier kannst du ruhig ein wenig kreativ sein, um aufzufallen.

Füge jetzt noch die Links zu deinen Seiten ein und du bist good to go. Ein follow up nach ein paar Tagen ist vollkommen ok. Schließlich zeigst du damit, dass du dich wirklich für den Experten interessierst.

Schritt 5: Die Technik für deinen Online-Kongress

Auch um die Technik solltest du dich rechtzeitig kümmern und im besten Fall erste Testläufe durchführen. Damit stellst du sicher, dass du am Tag des Interviews bereits bestens vorbereitet bist und das Ganze wie im Schlaf beherrschst.

Videos aufnehmen

Zoom ist ein starkes Tool, das bereits in der kostenlosen Version einiges leistet. Schau es dir unbedingt mal an, viele Online-Kongress-Veranstalter schwören darauf und das kommt nicht von ungefähr.

Sound aufnehmen

Für viele Fälle reicht das eingebaute Mikrofon deines PCs oder Macs oder noch besser ein Kopfhörer mit eingebautem Headset aus. Wenn du jedoch einen besseren Sound benötigst, dann kannst du auf ein externes Mikrofon ausweichen, wie z.B. dieses hier: Blue Microphones Beti USB.

Experten-Tipp von Ben Harmanus von Unbounce:

Bei Online-Konferenzen muss die Technik unbedingt stimmen. Nichts sorgt für eine schlechtere Performance als Unterbrechungen durch Technikfehler und genervte Zuschauer/Zuhörer.

Bei Unbounce vertrauen wir auf Citrix GoToWebinar – da hat es noch nie einen Sound- oder Bildausfall gegeben. Tipp: Ein astreiner Sound ist sogar wesentlich wichtiger als das Bild. Daher ist ein Mikrofon ein MUSS – im Headset oder extern angeschlossen. Hier machen viele Referenten den Fehler, dass sie glauben, dass in ihrem Telefon-Headset ein Mikrofon ist, dass mit ihrem Laptop funktioniert. Falsch – der Sound wird dann vom im Laptop ingetrierten Mikrofon gegriffen und das hallt bzw. nimmt Hintergrundgeräusche auf.

Also immer vor der Live-Übertragung oder Aufzeichnung mit allen Referenten eine Woche vorher Tests durchführen – unser großes Unbounce-Webinar-Credo! 🙂

Webinare durchführen

Für Webinare bietet sich u.a. Webinarjam an. Das Programm läuft relativ störungsfrei und zuverlässig, ohne dass sich Verzögerungen bei Sound oder Video ergeben.

Auch per YouTube kannst du Webinare aufnehmen, Slides einfügen und Chats erlauben. Die Interviews, Webinare und Co. kannst du deinen Kongress-Teilnehmern anschließend zur Verfügung stellen. Allerdings solltest du darauf achten, das Zeitlimit nicht zu überschreiten. Sonst läufst du Gefahr, dass deine Aufnahme ohne Ton ausgeliefert wird. Mache am besten einen Probedurchlauf um zu testen, ob alles reibungslos funktioniert.

Tipp: Auch wenn du schon einen Testlauf durchgeführt hast – es empfiehlt sich immer, einen Plan B in der Hinterhand zu haben. Sollte einmal eine Software oder ein Programm doch nicht wie gewünscht funktionieren, kannst du so auf die Alternative switchen.

Landing Pages einsetzen

Mit gut gestalteten Landing-Pages (hier findest du ein Beispiel) holst du potentielle Teilnehmer ab und gibst ihnen alle Informationen, die sie für ihre Kaufentscheidung brauchen. Ein starkes Tool hierzu ist Thrive Themes. Ultimative Tipps für die Erstellung von hochkonvertierenden Landing-Pages findest du auf dem Unbounce-Blog.

Schritt 4: Die Inhalte vorbereiten

Bei den meisten Online-Kongressen stehen Videos und Webinare im Mittelpunkt. Doch das sind natürlich nicht alle Inhalte, die du für deinen Online-Kongress erstellen musst.

Hinzu kommen noch Mails, Landing-Pages, Webseiten, Banner für Facebook-Werbung und mehr. Hier kann das kostenlose Canva wahre Wunder bewirken. Mit Canva kannst du aus fertigen Vorlagen auswählen, die du dann einfach in deine Newsletter, Webseiten und Co. einbinden kannst.

Auch für diesen Part solltest du genügend Zeit einplanen. Denn, wenn du mit schönen visuellen Inhalten überzeugst, dann erscheint dein Kongress insgesamt attraktiver und professioneller, was sich positiv auf die Kaufentscheidung von potentiellen Teilnehmern auswirken wird.

Hier siehst du das Facebook-Titelbild, das Swantje und Anneli auf ihrer Facebook-Seite nutzen, um ihr E-Book mit Erfolgsgeheimnissen zahlreicher Online-Kongress-Veranstalter zu promoten:

Online-Kongresse vorbereiten

Mit Canva erstellst du derartige Cover mit Leichtigkeit!

 

Schritt 5: Hol dir Unterstützung, wenn du sie brauchst

Auch wenn du alles alleine regeln möchtest, um den ultimativen Überblick zu behalten: Es lohnt sich meist, einige Tasks auszugliedern. Am besten, du besorgst dir bereits im Vorfeld die Kontakte verschiedenen Freelancer oder Solopreneure, die dir bei den verschiedenen Aufgaben helfen können.

Das kann z.B. das Erstellen von Landing-Pages, die Korrespondenz mit den Experten, Support-Anfragen etc. sein. Ein Online-Kongress ist ein relativ komplexes Konstrukt, dass du alleine handeln  kannst, wenn du dir dafür genügend Zeit nimmst. Sei am besten ehrlich zu dir und frage dich, welche Inhalte du in ausreichend guter Qualität selbst erstellen kannst und für welche du besser Profis engagierst. Besonders bei Schlüssel-Elementen wie Landing-Pages kann das durchaus Sinn machen.

Bonus-Tipps

Ehrlichkeit zählt

Wie eingangs erwähnt, geht es bei Online-Kongressen nicht primär darum, schnelles Geld zu verdienen. Und auch wenn genau das das Ziel eines Veranstalters ist, dann ist das nicht verwerflich. Es kommt nur darauf an, dass du ehrlich kommunizierst, worum es dir bei deinem Online-Kongress geht. Deine Teilnehmer werden schnell merken, wenn du andere Ziele verfolgst, als ursprünglich angegeben. Und das wird früher oder später auf dich zurückfallen, denn man wird dir weniger Vertrauen schenken.

Kommuniziere deshalb von Anfang an, welche Ziele du mit deinem Kongress verbindest und halte diese Linie durch.

Auch in allen anderen Belangen lohnt es sich, ehrlich zu sein sowie Persönlichkeit und Größe zu zeigen. Oftmals sind die Videos, in denen du dir als Veranstalter über die Schulter schauen lässt die meisgeklicktesten. Auch wenn mal was daneben geht – das kannst du ruhig zeigen. Deine Teilnehmer und potentiellen Kunden werden es dir mit einem großen Vertrauensvorschub danken. Das macht sich doppelt bezahlt, da Vertrauen und Sympathie oft die Basis von Kaufentscheidungen sind.

Testen, testen, testen!

Am besten, du suchst dir eine Gruppe von Freiwilligen (mindestens 10), die vor allem die Elemente, in denen du bisher wenig Erfahrung hast, ausgiebig testet. Achte bei der Auswahl der Testpersonen darauf, dass du auch solche einbeziehst, die wenig Technikerfahrung haben. So erhältst du repräsentativere und damit wertvollere Ergebnisse.

Aus dem Feedback der Testpersonen kannst du anschließend ein Video zusammenstellen, das die häufigsten Problemstellungen behandelt und Lösungswege aufzeigt. Auch eine FAQ-Seite oder ein Helpcenter können sich lohnen.

Entwerfe eine Channel-Strategie

Deine Online-Kongress wird sichtbarer, wenn du frühzeitig damit beginnst, ihn auf allen für dich relevanten Kanälen zu promoten. Am besten du fängst frühzeitig damit an, dir Content- und Marketing-Kampagnen für verschiedene Kanäle auszudenken.

Dafür bietet sich z.B. YouTube an. Hier kannst du z.B. erste Teaser der Interviews posten oder deine Follower mit Befind-The-Scenes Filmen am Prozess teilhaben lassen. Diese Inhalte kannst du natürlich auch auf Facebook oder Instagram teilen und so noch mehr Personen erreichen.

Deinen Blog kannst du nutzen, um z.B. Blogparaden zum Thema des Kongresses zu veranstalten oder längere Hintergrundartikel dazu veröffentlichen. Auch Gastartikel, in denen du auf anderen Blogs von deinem Vorhaben berichtest, bieten sich an.

Ein Puffer rettet Leben (und Online-Kongresse)

Einen Online-Kongress umzusetzen, ist eine relativ aufwendige Sache. Deshalb solltest du immer genug Zeit für die einzelnen Schritte einplanen. Mit diesem Puffer beugst du zeitlichen Engpässen vor, sollten sich doch mal unerwartete Probleme auftun.

Plane Zusatzprodukte frühzeitig

Ein Online-Kongress bietet dir die Möglichkeit, zahlreiche Zusatz-Produkte und -Angebote anzubieten. Das kann z.B. ein Online-Kongress Kick-Off-Kurs an, bei dem die Teilnehmer lernen, wie sie ihren eigenen Online-Kongress ins Leben rufen können. So schaffst du ein Zusatz-Produkt, das hervorragend in Verbindung mit dem Online-Kongress harmoniert und dir zusätzliche Einnahmen bringen kann!

Zusätzlich könntest du E-Books oder Whitepaper zur Verfügung stellen, in denen du z.B. deine besten Tipps zur Erstellung eines Online-Kongress weitergibst. Das bietet sich insbesondere an, wenn du bereits einen erfolgreichen Online-Kongress auf die Beine gestellt hast. Ein tolles Beispiel findest du bei Swantje Gebauer und Anneli Eick:

E-Book_Online-Kongresse vorbereiten

Übrigens: Swantje hat noch ein weiteres spannendes Zusatz-Angebot in petto: Sie steckt gerade mitten in den Vorbereitungen zu einem Online-Kongress Adventskalender. Ein weiteres Beispiel, wie man verschiedene Inhalte rund um den Online-Kongress launchen und das Gesamtpaket noch erfolgreicher machen kann!

 

Hey, du hast bis zum Ende durchgehalten 🙂 Jetzt hast du die wichtigsten Infos parat und kannst mit deinem ersten Online-Kongress starten!

Wenn du Fragen hast, dann sende uns gerne eine Mail an support@elopage.com oder ruf uns unter der (030) 55 23 74 61 an.

Natürlich stehen wir dir auch bei allen Fragen zu digitalen Produkten und Online-Kursen zur Verfügung.

Wir freuen uns auf dich!

 

Team elopage

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