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Wie du ein Event organisierst, das rockt!

#014: In den letzten beiden Episoden von Entrepreneurs Evolution haben wir unser Beispielevent schon weit vorgeplant und mit unserem Freebie durchkalkuliert. Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, der Ticketpreis steht und wir haben unsere Tickets vermarktet. In der heutigen Episode mit Carla Vollert geht es darum, das Event durchzuführen.

Um realistisch zu bleiben, steigen wir nicht direkt am Tag der Veranstaltung ein, sondern rund eine Woche vorher, in die heiße Phase. Carla verrät uns viele praktische Tipps und Einsichten in ihre eigenen Events. Hör unbedingt rein!

Falls du die letzten beiden Episoden verpasst hast, findest du sie hier:

Die Phasen deines Events

Bevor dein Event startet, durchläuft es mehrere Phasen, die mit jeweils unterschiedlichem Arbeitsaufwand mal ruhiger, mal anstrengender sind:

  • Planungsphase: ca. sechs Monate vorher, viel zu tun wegen der Planung und allen Vorbereitungen
  • Ruhige Phase: Planungen und Vorbereitungen sind abgeschlossen oder laufen
  • Marketingphase: das Event wird nochmal aktiv und groß beworben
  • Heiße Phase: ca. ein bis zwei Wochen vorher, nochmal alle Listen checken, Rücksprache mit den Teams und Dienstleistern, Location etc.

Die meiste Arbeit hast du in der Planungsphase am Anfang und in der letzten heißen Phase vor dem Event. In der Woche vor der Veranstaltung müssen noch einmal alle Checklisten und Ablaufpläne geprüft werden. Außerdem solltest du mit allen Beteiligten nochmal per E-Mail in Kontakt treten. Lasse ihnen die aktuellsten Infos zukommen und kläre alle offenen Fragen.

  • Weiß jeder, wo er hin muss?
  • Wann trifft sich wer an welchem Ort?
  • Gibt es ein Speakerdinner? Wo? Wann?

Das sind nur einige der Fragen, die geklärt werden müssen. Zusätzlich müssen alle Aufgaben und Teilaufgaben erledigt sein, damit am Tag des Events alles da ist und funktioniert.

Tipp: Erstelle bereits vor dem Event eine Whats-App Gruppe für deine Helfer, damit sie sich vernetzen können. Am Veranstaltungstag hast du vermutlich keine Zeit für jeden Einzelnen. Hast du das Team vorher vernetzt, können sie sich bei Fragen gegenseitig helfen. Das hält dir den Rücken frei. In der Gruppe kannst du Bilder von Räumen und Plänen hochladen, damit jeder sie zur Verfügung hat.

Auch außerhalb deines Teams gibt es jetzt sehr viel zu tun. Vielen Teilnehmern fällt nämlich in der Woche vorher ein, dass sie noch Fragen zum Event haben. Je nach Größe des Events laufen bei dir entsprechend viele E-Mails auf.

Tipp: Erstelle auf deiner Webseite eine FAQ-Seite, auf der du die häufigsten Fragen sammelst und beantwortest. Beantworte Fragen wie:

  • Wie komme ich da hin (Anfahrt)?
  • Kann man dort parken?
  • Gibt es Unterkünfte in der Nähe?
  • etc.

Versuche, alles so perfekt wie möglich vorzubereiten und zu beantworten, bevor die Fragen bei dir ankommen. Vieles kann dann bereits über deine Event-Infos auf der Webseite beantwortet werden.

Welche Punkte muss ich auf dem Event beachten?

Während des Events gibt es eine Menge Details, auf die du achten musst. In dieser Episode gibt Carla praktische Tipps und Insights aus ihren eigenen Veranstaltungen zu folgenden Bereichen:

  • Team: Brauchst du ein großes Team oder kannst du das Event alleine planen?
  • Checklisten: Wie baust du sie am besten auf, wie detailliert sollte die Liste sein?
  • Kurz vor dem Event: Auf was musst du achten, wenn du die Räume checkst?
  • Tickets: Wie du die Tickets einfach digital einlösen kannst (keine langen Papierlisten)
  • Ablaufplan: Was kannst du tun, wenn die Zeiten nicht eingehalten werden und du hinther hängst?
  • Umgang mit dem Team: Tonart, vorherige Absprachen und Briefings, Kontrollen, Nachbesprechung
  • Umgang mit den Teilnehmern: Wie du dein Event so vorbereiten kannst, dass möglichst wenig Fragen und Beschwerden kommen
  • Nach dem Event: Was ist nach dem Event zu erledigen?

Zusätzlich erfährst du in der Episode noch die besten Tipps, um nach dem Event noch Feedback, Interaktionen auf deiner Facebookseite und einen Up-Sell herauszuholen. Hör dir die Episode also unbedingt an!

Was lernst du in dieser Episode

  • Welche Punkte vor, während und nach dem Event zu beachten sind
  • Wie du deinen Umgang mit Dienstleistern, dem Team und den Teilnehmern gestaltest
  • Was du tun kannst, damit dein Ablauf möglichst reibungslos funktioniert
  • Wie du im Nachgang noch einmal das Event-Feeling bei den Teilnehmern weckst und
  • Wie du für Interaktionen auf deiner Facebookseite sorgst

Hol dir jetzt den Event-Kalkulator for free!

Wenn du alle drei Episoden gehört hast, bist du sehr gut vorbereitet, um dein eigenes Event zu planen. Mit unserem kostenlosen Ticket-Kalkulator kannst du nicht nur den perfekten Preis errechnen, du hast voreingestellt bereits alle Kosten aufgelistet, die üblicherweise anfallen. Damit bist du bestens aufgestellt, um hinterher nicht von plötzlich anfallenden Zusatzkosten überrascht zu werden.

Ticketkalkulator Vorschau

Sichere dir jetzt den kostenlosen Event-Ticket-Kalkulator

Trage einfach deinen Namen und deine E-Mail Adresse ein – schon kannst du in wenigen Minuten ausrechnen, wie teuer dein Ticket sein muss, um deine Ziele zu erreichen!

 

Hast du doch noch Fragen zu deinem Event oder möchtest die nützlichen Checklisten von Carla haben? Dann schau auf Carlas Webseite vorbei und lade dir die Listen kostenlos herunter oder nimm Kontakt zu ihr auf!

 

Alex Westhuis

Über Alex Westhuis

Projektmanager, Unternehmer, Moderator. Während des BWL-Studiums hat Alex sich mit einem ersten Projekt selbstständig gemacht und dabei Blut geleckt. Eigene Konzepte zu entwickeln oder gemeinsam andere Unternehmer dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen sind genauso seine Leidenschaft wie das Moderieren.